Exxon Zeitschrift EMployee 3.2012

Seit Jahresanfang kümmert sich die BSD-Communication Center GmbH unter anderem um die Reisekostenabrechnungen und die Mehrarbeitsvergütungsnachweise von ExxonMobil.

Mann oh Mann, sind die kleinlich.
"So oder ähnlich müssen viele ExxonMobil Mitarbeiter anfangs über den neuen Dienstleister gedacht haben. Diesen Eindruck hatte zumindest Sylvia Bliebenich, Produktionsleiterin bei der BSD-Communication Center GmbH (BSD), wenn sie an die ersten Wochen des Jahres 2012 zurückdenkt. Seither ist BSD für die Erfassung und Bearbeitung der Reiskostendaten verantwortlich und betreut die Pensionärs-Hotline. "In den ersten zwei, drei Monaten mussten wir viele Dokumente an die Mitarbeiter zurückschicken und konnten deren Abrechnungen nicht finalisieren, weil etwa veraltete Formulare eingereicht wurden", sagt Bliebenich. "Wir nehmen die von ExxonMobil geforderten Formalien sehr ernst. Mittlerweile aber läuft die Zusammenarbeit sehr gut."

Begonnen hat alles mit einer Ausschreibung von ExxonMobil im September 2010, die BSD im August
2011 für sich entschied. "Anfangs waren wir uns nicht sicher, ob wir alle geforderten Aufgaben und Vorgaben
wirklich erfüllen können. Doch schließlich haben wir unser Angebot abgegeben und konnten damit überzeugen",
sagt Olaf Schmidt, Geschäftsführer der BSD. Er hat die nötigen Programme und Datenbanken programmiert, auf
denen die Abwicklung basiert. "Der Datenaustausch mit ExxonMobil findet kontinuierlich über Import- und Export-
Schnittstellen statt. So können wir immer zeitnah agieren", erklärt Schmidt die technischen Hintergründe.
Praktisch heißt das, dass bis zu zehn Mitarbeiter von BSD in den ersten elf Tagen eines jeden Monats rund. 5.000 Dokumente von ExxonMobil annehmen, vorbereiten, sortieren, erfassen, prüfen und schließlich in das SAP-System übertragen. "Unsere eigenen Kuriere holen jeden Monat in den ersten zehn Tagen 2 mal täglich ansonsten 1 mal täglich die Papiere im BrahmsQuartier ab und liefern sie in den Wandalenweg. Dort versehen wir jedes Dokument mit einem Eingangsstempel. Später lässt sich so alles schnell im System wiederfinden", sagt Schmidt. Bevor etwa die Reisekostenabrechnungen, An- und Abwesenheits- sowie Vergütungsnachweise und Zahlungsanweisungen bearbeitet werden können, werden sie eingescannt. Das geschieht je nach Formatgröße entweder automatisch über einen großen Scanner oder manuell am Kopiergerät.

Nach diesem Eingangsprozess kümmern sich acht Mitarbeiterinnen um die eigentliche Datenerfassung. "Auch hier werden zunächst formale Punkte geprüft. Zum Beispiel ob das korrekte Formular verwendet wurde oder die Unterschrift zum hinterlegten Muster passt", sagt Bliebenich. So steht BSD von jedem ExxonMobil Mitarbeiter, der Reisekosten abzeichnen darf, eine Unterschriftenprobe zur Verfügung, die bei jeder Abrechnung als Vergleich dient. Das ist einer von mehreren Sicherheitsbausteinen, den ExxonMobil zusammen mit BSD integriert hat. "Daneben kontrollieren wir die Anträge auf inhaltliche Fehler. So muss etwa bei Reisekosten das Frühstück separat aufgeführt werden, es darf nicht in den Übernachtungskosten enthalten sein", sagt Ramona Rupp, die in der Datenerfassung und Buchhaltung tätig ist. Sind die eingereichten Papiere komplett und korrekt, werden die Daten ins System eingegeben und die Zahlungen angewiesen. "Anschließend gehen die Dokumente ein Vierteljahr in unser Archiv und sind bei Rückfragen griffbereit", sagt Rupp. Danach werden die Unterlagen ins BrahmsQuartier zurück gegeben und von dort an die Firma recall, die sie für zehn Jahre einlagert.

Neben den Abrechnungsarbeiten obliegt dem Team auch die Administration der Mitarbeitertankkarten. "Wir bearbeiten alle Kartenanträge und verschicken sowohl Karten als auch PIN-Nummern an die Mitarbeiter", so Rupp.

Darüber hinaus leistet BSD die Betreuung der Pensionärs-Hotline, über die als 1. Ansprechpartner alle Anfragen der ExxonMobil Pensionäre an HR bearbeitet werden. "Fünf Mitarbeiter beantworten wochentags von 9:00 bis 17:00 Uhr die Fragen der Pensionäre - egal ob es um Adressänderungen oder Fragen zur Pension geht", sagt Doreen Steindorff, Leiterin des Call Center Teams. "In 98% der Fälle können wir die Fragen direkt klären, ansonsten geben wir die Angelegenheit an die zuständigen HR Kollegen bei ExxonMobil weiter", sagt Steindorff.

Nach dem holprigen Start schätzen die ExxonMobil Mitarbeiter indes die Gründlichkeit des BSD Teams: "Wir bekommen immer wieder sehr nette E-Mails, in denen uns die Mitarbeiter für die schnelle Bearbeitung danken. Darüber freuen wir uns sehr", so Bliebenich.

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