Scanservice und Digitalisierung in Hamburg - Akten, Ordner, Post
Informationen werden mehr und mehr zur Währung des 21. Jahrhunderts. Einen echten Mehrwert bringen diese aber nur, wenn sie effektiv, detailliert und dauerhaft aufbereitet sowie digitalisiert wurden.
Basis dieser Digitalisierung ist bereits das Scannen. Unser Scanservice sorgt für Sie im Großraum Hamburg dafür, dass alle Dokumente, Briefe, Faxe, Emails, Akten, Ordner etc.. in der bestmöglichem Qualität, digitalisiert, erfasst/bearbeitet und an Sie übergeben werden.Scanservice in Hamburg: Für Hamburger Unternehmen ein klares Plus durch Standortnähe.
Der Weg in Ihr Papierloses Büro
SPAREN SIE ZEIT, GELD UND RESSOURCEN – überlassen Sie uns die Prozesse, die Ihr Tagesgeschäft belasten. Als Scandienstleister und Digitalisierungsdienstleister seit 1969 in Hamburg übernehmen wir alle Arbeiten die notwendig sind um Sie zu unterstützen. Unsere Hochleistungsscanner können bis zu 150.000 Dokumente und Bilder jeden Tag scannen. Das Ergebnis sind Dateien in höchster Qualität für Ihre Archivierungszwecke. Ganze oder Teile aus Ihren Bestandsarchiven sind für uns kein Problem. Auch das Scannen Ihres Posteingangs, sowie das digitale Verteilen an Ihre Mitarbeiter oder Abteilungen ist durch unsere technischen Voraussetzungen professionell gegeben. Digitale Daten sparen Zeit und Geld!Nach einer ersten Begutachtung und Sortierung werden Ihre Dokumente für das Scannen vorbereitet. Klammern, Nieten und Falten werden entfernt, so dass unsere Hochleistungsscanner die einzelnen Seiten, Dokumente und Belege optimal erkennen können. Zusammenhängende Informationen können bei unserer Datenerfassung auch stapelweise verarbeitet werden.
Alle Daten werden zu 100 Prozent von der analogen in die digitale Welt überführt.
Das eigentliche Scannen Ihrer sensiblen und wertvollen Daten erfolgt dann entsprechend der späteren Verwendung. Unser Scanservice kann wahlweise Dokumente in schwarz-weiß, in Graustufen oder in Farbe einlesen. Auch hinsichtlich der Informationserkennung bieten wir mehrere Verfahren an. Unsere professionelle Scanner-Software erkennt beispielsweise Maschinenschrift (OCR), Blockhandschrift (ICR), Fließtexthandschrift (IWR), Ankreuzfelder (OMR) und Barcodes sowie die verschiedensten Datamarix. Damit ist garantiert, dass bei der Datenerfassung keine Informationen verloren gehen.Nach der elektronischen Erfassung sämtlicher Daten werden alle Belege, Dokumente und Seiten (sofern nötig) wieder in der ursprünglichen Reihenfolge eingeheftet. Die eingescannten Daten können auf Wunsch mit Keywords versehen und in verschiedenen Kategorien sortiert werden. Damit lassen sich alle erfassten Informationen und Daten später problemlos in Ihr elektronisches Archiv- bzw. Dokumenten-Management-System (DMS) einbinden.
Und natürlich können unsere Kunden auch die Form bestimmen, in der sie die Daten von uns erhalten möchten. Bei den Formaten sind verschiedene Bilddateien (TIFF-G4, JPG) oder Dokumentendateien (PDF, PDF/A) denkbar. Und die Lieferung der digitalen Daten kann wahlweise auf CD-R, auf DVD-R, auf USB-Stick oder direkt per Transfer Protocol (SFTP) erfolgen.
Dass die Erfassung, Bearbeitung und ggf. auch Vernichtung interner Informationen immer besondere Schutzmaßnahmen erfordert, ist für uns selbstverständlich. Daher erfolgt der Transport sämtlicher Ordner und Dokumente immer in verschließbaren Metallkoffern. Natürlich ist auch bei uns die
EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) das Maß aller Dinge.
Unser Scanservice und die Digitalisierung in Hamburg beinhaltet je nach Wunsch
Scannen & Aufbereiten von Posteingängen, Akten, Ordner, Mappen, Hängeregister, Ringbücher uvm.
Fordern Sie hier Ihr kostenloses Angebot an!
- Abholung der Dokumente in verschlossenen Metallkoffern durch unseren eigenen Hauskurier
- Arbeitsvorbereitung: Dokumente entheften / entklammern / entfalten
- Batchaufbereitung: Dokumente in Stapeln für den Scanner herrichten
- Digitalisierung / Scannen der Dokumente in schwarz/weiß, Graustufe oder Farbe
- Arbeitsnachbereitung: Rückheftung der Dokumente in Ihren Originalordnern
- Indexierung / Verschlagwortung nach Ihren Anforderungen und Bedingungen
- Lieferung der digitalen Bilder in allen Formaten, z.B. im TIFF-G4, JPG- oder PDF- bzw. PDF/A Format
- Lieferung auf Datenträgern, z.B. CD-R, DVD-R, USB-Stick oder Transfer per sichern Transfer Protocol/SFTP
- OCR- ICR- OMR- IWR- BCR- Auslesung und Erstellung einer Volltext-durchsuchbaren PDF-Datei
- Erstellung von Importdateien für das kundenseitig eingesetzte elektronische Archiv- bzw. Dokumenten-Management-System/DMS
- Anlieferung der gescannten und verarbeiteten Post/Originalordner zum Auftraggeber
- Aktenvernichtung nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
- kurzfristige Einlagerung oder Langzeitarchivierung der gescannten Originaldokumente bis zu 30 Jahren
OCR- Optical Charcter Reconition = Erkennung von Maschinenschrift
ICR- Intelligent Character Recognition = Erkennung von Blockhandschrift
OMR- Optical Mark Reading = Erkennung von Ankreuzfeldern, Umkringelungen
IWR- Intelligent Word Recognition = Erkennung von Fließtexthandschriften, oder Sprache (Zahlen und Wörter)
BCR- Barcode Recognition = Erkennung von Barcodes (1D und 2D Barcodes mit bis zu 2000 Zeichen)
- Digitale Posteingangsverarbeitung
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Buchungsbelege
- Schriftverkehr
- Personalakten
- Fragebögen
- Anträge
- Verträge
- Besuchsberichte
- Antwortkarten / Response Management
- Zählerselbstablesung
- Akten und Ordner jeder Art und Größe
-
und viele andere Arten von Dokumenten
Am besten ist wenn wir Ihr zu scannendes Material als lose Blattsammlung erhalten. Getackerte oder gebundene Dokumente müssen vorher vorbereitet werden, und sind daher deutlich aufwendiger zu scannen. Wir übernehmen aber auch gern diese Arbeit für Sie.
Dateibenennung / Ordnerstruktur
Die Scan-Daten werden von uns nach Ihren Vorgaben benannt und in die entsprechenden Ordnerstrukturen abgelegt.Durchsuchbares PDF durch OCR - Texterkennung in über 100 Sprachen
Nach dem scannen erstellen wir bei bedarf ein Durchsuchbares PDF. Bei diesem Prozess werden die maschinenlesbare Texte erkannt und in der PDF-Datei abgespeichert. Somit haben Sie die Möglichkeit einfach nach Texten zu suchen.Selbstverständlich werden bei uns auch alle automatisch erfassten Daten nochmals geprüft und für Sie nach Ihren Angaben aufbereitet.
✍ Datenerfassung ✇ Scanservice ➥ Archivieren ✉ Lettershop ✆ CallcenterVon uns registrierte Internet Domain-Namen - Our Domains: Scanservice
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Scandienstleister Hamburg - Akten, Ordner, Post und Dokumente scannen:
Die Erfahrung zeigt: Erstklassige Scan-Vorlagen sind selten, beschädigte Dokumente durch zu hohe Luftfeuchtigkeit und/oder zu hohe Temperaturen in Ihrem Archiv, Knicke im Papier, Büroklammern, Post-its, Tacker, Notizen sowie beidseitige Beschriftung wie allgemeine Geschäftsbedingungen gestallten den Scan-Vorgang oft schwierig.
Mit modernster Scantechnologie, Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen, Barcodetrennblätter, ausgereifter Software und einem erfahrenen Mitarbeiterteam erzielen wir für Sie das beste Ergebnis.
Mehrere Hochleistungs-Dokumenten-Scanner digitalisieren bei uns für Sie formatunabhängig im Simplex- als auch im Duplex-Verfahren und mit unterschiedlichstem Schriftgut bis zu einer Größe von DIN A3. Dokumente in der Größe A1/A0 werden gesondert verarbeitet. Alle Akten, Ordner und Dokumente werden von uns vor- nachsortiert, geordnet, indexiert und für Ihr System aufbereitet.
Wir lagern natürlich Ihre Aktenbestände in unserem Hochsicherheitsarchiv, oder bringen Ihre Akten und Ordner nach der Bearbeitung in verschlossenen Behältern zu Ihnen zurück.
Scanservice | Akten Ordner Dokumente Post | Digitalisieren | Archivieren
Sollten Sie zu unseren Scan und Archivierungsdienstleistungen Fragen haben, rufen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf:
Free-Call: 0800 / 273 8326 * (0800 / BSD TEAM) * Email: info@bsd-cc.de
Ihr Scanservice Hamburg - Tel: 040-23520-0
Ganz bequem und unkompliziert: Fordern Sie hier Ihr unverbindliches Angebot an!
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